Помогает заранее подготовить данные, отчёты, регламенты и выгрузки, которые нужны для первичной диагностики логистики.

Список документов

Хороший аудит логистики начинается не с обхода склада и не с вопроса «что у вас болит?».

Он начинается с подготовки информации.

Чтобы увидеть реальную картину, нужно собрать документы, отчёты и данные по ключевым зонам: складу, запасам, транспорту, закупкам, затратам, IT-системам, ответственности и взаимодействию подразделений.

Список документов для начала аудита помогает понять, что желательно подготовить заранее, чтобы диагностика была не поверхностной, а предметной.

Для чего нужен список

Этот список помогает:

  • заранее понять, какие данные потребуются;
  • сократить время на подготовку аудита;
  • не забыть важные документы;
  • увидеть, каких данных в компании не хватает;
  • проверить, насколько процессы описаны и подтверждаются фактами;
  • подготовить руководителей и сотрудников к интервью;
  • быстрее перейти от общих разговоров к конкретному анализу.

1. Общая информация о компании и логистике

На первом этапе важно понять, как устроена логистика в бизнесе.

Желательно подготовить:

  • краткое описание деятельности компании;
  • организационную структуру;
  • структуру логистической службы;
  • перечень складов, филиалов, торговых точек или производственных площадок;
  • описание основных товарных потоков;
  • перечень ключевых клиентов или каналов продаж;
  • перечень ключевых поставщиков;
  • описание текущих логистических задач и проблем;
  • перечень действующих логистических проектов.

2. Документы по процессам

Эти материалы показывают, как логистика должна работать по установленным правилам.

Желательно подготовить:

  • регламенты логистических процессов;
  • инструкции по приёмке, размещению, хранению, комплектации и отгрузке;
  • порядок работы с возвратами и претензиями;
  • правила пополнения запасов;
  • правила резервирования товара;
  • порядок взаимодействия продаж, закупок, склада и транспорта;
  • должностные инструкции сотрудников логистики;
  • схемы согласования нестандартных заказов;
  • внутренние стандарты качества обслуживания;
  • действующие формы заявок, актов, отчётов и служебных записок.

3. Данные по складу

Складские документы и выгрузки помогают оценить точность, скорость и управляемость складских операций.

Желательно подготовить:

  • перечень складов и зон хранения;
  • схему склада или план размещения зон;
  • данные по остаткам;
  • отчёты по приёмке;
  • отчёты по комплектации;
  • отчёты по отгрузке;
  • данные по ошибкам комплектации;
  • данные по пересортице;
  • результаты инвентаризаций;
  • данные по расхождениям остатков;
  • данные по повреждениям товара;
  • графики работы склада;
  • данные по загрузке персонала и техники;
  • отчёты по производительности складских операций.

4. Данные по запасам

Эти данные помогают понять, где компания держит нужный запас, а где замораживает деньги или сталкивается с дефицитом.

Желательно подготовить:

  • выгрузку остатков по SKU;
  • данные по продажам или расходу за период;
  • данные по поступлениям;
  • данные по дефицитам;
  • данные по излишкам;
  • перечень неликвидных или медленно оборачиваемых товаров;
  • данные по оборачиваемости;
  • ABC/XYZ-анализ, если он проводится;
  • действующие нормы запасов;
  • точки заказа, минимальные и страховые запасы;
  • историю списаний;
  • данные по срокам годности, партиям или сериям, если это важно для бизнеса.

5. Данные по транспорту и доставке

Эти материалы позволяют оценить сроки, загрузку, маршруты, затраты и качество доставки.

Желательно подготовить:

  • перечень собственного транспорта;
  • перечень привлечённых перевозчиков;
  • договоры с перевозчиками;
  • тарифы на перевозку;
  • маршрутные листы;
  • данные по рейсам;
  • данные по доставкам;
  • отчёты по доставкам вовремя;
  • данные по срывам сроков;
  • данные по загрузке транспорта;
  • данные по холостому пробегу, если фиксируется;
  • данные по срочным доставкам;
  • данные по повторным доставкам;
  • претензии, связанные с доставкой;
  • транспортные расходы за период.

6. Данные по закупкам и поставщикам

Эти данные помогают понять, как закупки влияют на запасы, склад, транспорт и доступность товара.

Желательно подготовить:

  • перечень поставщиков;
  • договоры с ключевыми поставщиками;
  • условия поставки;
  • сроки поставки;
  • данные по заказам поставщикам;
  • данные по фактическим поставкам;
  • отчёты по поставкам вовремя и полностью;
  • данные по недопоставкам;
  • данные по браку и расхождениям при приёмке;
  • данные по срочным закупкам;
  • данные по внеплановым закупкам;
  • правила формирования потребности;
  • прогнозы спроса или планы закупок, если они используются.

7. Данные по клиентским заказам и сервису

Эти материалы позволяют связать логистику с клиентским результатом.

Желательно подготовить:

  • данные по клиентским заказам;
  • данные по выполненным и невыполненным заказам;
  • показатели OTIF, если они считаются;
  • данные по заказам, выполненным не полностью;
  • данные по заказам, выполненным с задержкой;
  • данные по отменам заказов;
  • клиентские претензии;
  • данные по возвратам;
  • причины возвратов;
  • данные по повторным доставкам;
  • правила обещания сроков клиенту;
  • порядок обработки нестандартных заказов.

8. Данные по логистическим затратам

Этот блок нужен, чтобы увидеть не только операционные сбои, но и экономику логистики.

Желательно подготовить:

  • общие логистические затраты за период;
  • складские затраты;
  • транспортные затраты;
  • затраты на персонал логистики;
  • затраты на хранение;
  • затраты на подрядчиков;
  • затраты на возвраты;
  • затраты на срочные доставки;
  • потери от списаний, брака и повреждений;
  • данные по штрафам, компенсациям и претензиям;
  • бюджет логистики;
  • план-факт логистических расходов.

9. IT-системы и данные

Этот блок особенно важен, если в компании используются 1С, WMS, TMS, ERP, BI-отчёты или несколько систем одновременно.

Желательно подготовить:

  • перечень используемых IT-систем;
  • описание роли каждой системы;
  • список основных справочников;
  • выгрузку мастер-данных по товарам;
  • данные по габаритам, весам, упаковкам;
  • описание интеграций между системами;
  • перечень ручных Excel-файлов, используемых в логистике;
  • примеры регулярных отчётов;
  • список ручных корректировок;
  • данные по сбоям систем;
  • описание прав доступа;
  • список операций, которые выполняются вне основной системы.

10. KPI, отчёты и управленческие материалы

Эти документы показывают, что компания измеряет и как использует показатели для управления.

Желательно подготовить:

  • перечень KPI логистики;
  • регулярные отчёты по складу;
  • регулярные отчёты по транспорту;
  • отчёты по запасам;
  • отчёты по поставщикам;
  • отчёты по клиентскому сервису;
  • отчёты по затратам;
  • протоколы логистических совещаний;
  • планы корректирующих действий;
  • отчёты по выполнению решений;
  • материалы предыдущих аудитов или проверок, если они были.

11. Риски, проблемы и текущие инициативы

Этот блок помогает понять, что уже известно компании и какие изменения идут сейчас.

Желательно подготовить:

  • список известных логистических проблем;
  • реестр рисков, если он ведётся;
  • список текущих проектов улучшений;
  • информацию о планируемом масштабировании;
  • информацию о внедрении или доработке IT-систем;
  • список нерешённых проблем после предыдущих совещаний;
  • внутренние предложения сотрудников по улучшениям;
  • жалобы или замечания от смежных подразделений.

Что делать, если части документов нет

Отсутствие документов — это тоже диагностический сигнал.

Если нет актуальных регламентов, значит, процессы могут жить по привычке.
Если нет точных данных по остаткам, значит, решения принимаются на неполной картине.
Если нет отчётов по причинам срывов, значит, компания видит последствия, но не всегда видит источник проблемы.
Если нет владельцев процессов, значит, ответственность может растворяться между подразделениями.

Поэтому список документов нужен не только для сбора информации. Он помогает увидеть, насколько логистика уже подготовлена к управлению на основе фактов.

Как использовать список

  1. Отметьте, какие документы и данные у вас уже есть.
  2. Отдельно отметьте то, чего нет или что нужно собрать вручную.
  3. Проверьте, насколько документы актуальны.
  4. Подготовьте выгрузки за один и тот же период.
  5. Соберите вопросы по тем зонам, где данные неполные или противоречивые.

Что вы получите после подготовки

После заполнения списка становится понятно:

  • какие данные доступны для аудита;
  • какие зоны уже можно анализировать;
  • где информации не хватает;
  • какие процессы описаны, а какие существуют только в практике;
  • насколько отчёты помогают управлять;
  • какие вопросы нужно задать на интервью;
  • с каких зон лучше начинать диагностику.

Список документов для начала аудита помогает подготовиться к диагностике без суеты и случайности.

Он не требует идеального порядка. Наоборот, если часть документов отсутствует, устарела или противоречит фактической работе, это уже важный результат. Значит, аудит начинается не с предположений, а с честного понимания того, какие данные у компании есть и каким данным можно доверять.